Fila da …

Considere 5 caixas de supermercado. 100 pessoas esperando na fila.

Se a fila for por caixa, imagine que teremos igualmente, 20 em cada caixa.

Para facilitar, imagine que cada pessoas é atendida em 1 minuto.

O tempo total seria de 20 minutos pata atender todas as pessoas.
19 minutos seria o tempo máximo de espera.

E numa fila única, o que mudaria?

Por favor, ignore o tempo de deslocamento da pessoa ao caixa :-)

Bem, o tempo total de atendimento seria o mesmo, 20 minutos.
O tempo máximo de espera também.

Qual seria o melhor tipo de fila?

Primeiro, a fila única gera a falsa impressão de que demora mais. Pessoas se assustam com o tamanho da fila. Imagine pegar uma fila de 100 pessoas!

Porém, a fila única parece mais justo, pois você será atendido na ordem que terminou a compra, e não depois do esperto que achou por sorte a fila menor de um caixa.

O que acontece quando aquela luzinha do caixa acende?
Lá vem alguém de patins, digitar uma senha, chamar o gerente, etc.

Todos da fila do caixa ficarão presos, esperando. Enquanto isso, outras pessoas que chegaram bem depois de você estarão sendo atendidas sem problema nos outros caixas.

Quando a Solução se torna o Problema

Já reparou quando alguém pede a sua ajuda, já não se trata do problema e sim da solução que ela julga melhor?

“Cara, como eu faço pra quebrar essa parede aqui?”

Mas, seu problema é como quebrar a parede?

“Não, você não entendeu. Eu quero colocar esse piano dentro desse prédio.”

Ah, então o seu problema é transportar o piano para dentro dessa casa. OK.

“Isso mesmo. E como a porta da entrada é pequena, não dá pra passar o piano. Então vamos quebra uma parte da parede. Entendeu?”

Sim. Entendi. Agora posso te ajudar. Olha, lá pelos fundos tem um portão enorme, que tem acesso ao mesmo local que você precisa por o piano.

“Legal, obrigado.”.

Café

A maioria dos locais de trabalho, principalmente TI, são movidos a café.

Há algum tempo venho analisando a logística do café onde trabalho.

Não sei quem são os chefes dos responsáveis, nem como funciona o contrato ou horários. Não sei nada e posso falar a maior besteira do mundo. Mas duvido muito que existam tantas regras sobre servir café.

No mundo ideal, você chegaria para trabalhar as 8 horas da manhã, e já entraria de sola no velho líquido preto. Mas não, 8 horas não tem café ainda. Pois a pessoa que faz chega também 8 horas. Outro bom horário de café seria 14 horas. Volta do almoço, o corpo sente o peso, e nada melhor do que café para manter os funcionários acordados. Mas também não tem café. Resumindo: o café das 8 chega 10, e o café das 14 chega 15:30 aproximadamente.

Perceba que não reclamo da qualidade do café, se vem doce ou não, amargo ou não. Isso seria razão para um texto longo.

O que poderia ser feito? Seria justo explorar os pobre serventes e fazedores de café?

Sugestão:
Que tal se o pessoal chegasse 7 horas? Chegaria 7, fazia o café, que estaria pronto 8 horas.
Que tal se as pessoas fossem almoçar 11 horas? Chegaria 12 ou até 13 horas e faria o café das 14.

Simples? Alguém pode pensar ser egoísmo meu, que eu sou um explorador. Calma, deixei um ponto por último. O pessoal não precisa sair 18 horas, chegou 7, então sai 17. Mas não sem antes deixar o café das 17 pronto pro pessoal que vara a noite trabalhando.

Essas mesmas regras valem para todos os servições gerais: limpeza dos computadores, salas, banheiros, etc.

PS:. O cara lava o banheiro na hora que todo mundo escova e na outra hora importante. Esse mesmo cara coloca o papel toalha nas horas que ninguém precisa, ou seja, após as 16.

Como Realizar Reuniões Eficientes

• Defina um limite de tempo e cumpra-o; //Se não for possível tratar da pauta completa, agende outra reunião. Respeite os compromissos de cada um. Reuniões custam dinheiro. Só por curiosidade, vejam que aparelho bacana: http://www.bringtim.com/ . Ele mede, baseado no valor hora de cada participante, o custo da reunião. Recomendo :-)

• Agende reuniões recorrentes com antecedência; //As pessoas possuem outros compromissos, e geralmente utilizam a lei “marquei primeiro...”.

• Reúna-se com a equipe com freqüência, mas não exagere; //O assunto pode ser resolvido com um e-mail? Não marque reunião por qualquer coisa, nem assuntos pequenos demais, nem grandes demais.

•  Tenha um objetivo para cada reunião;//Reunião sem objetivo nem deve ser marcada. Evite assuntos genéricos: Falar sobre o projeto X...

• Crie uma pauta com a colaboração da equipe;//Não centralize, você não é capaz de fazer nem de lembrar de tudo.

• Distribua a pauta antecipadamente;//Não adianta fazer uma reunião onde as pessoas não tiveram tempo de pesquisar e aprender sobre o assunto. Seria uma enorme perda de tempo ficar pesquisando e pensando durando uma reunião. Reunião é pra decidir baseado em opiniões e conhecimento prévio.

• Limite-se à pauta;//Futebol é bacana, mas não deve ser tratado em reunião. Reunião não precisa “quebrar o gelo”. Não se trata de uma palestra ou apresentação. Respeite o tempo dos outros.

• Informe o papel de cada um na reunião;//Reunião não é uma mesa de bar. Se bem que até mesa de bar tem suas regras e etiqueta. Informe quem vai fazer o que em cada reunião: fazer a ata, ser ouvinte, dar uma opinião quando solicitado, etc.

• Reúna as pessoas certas;//Reunião com 18 pessoas não é reunião. Pode ser um seminário, workshop, ou qualquer outra coisa. Saiba quem pode contribuir com o assunto tratado. Especialistas e pessoas de decisão devem ser chamados. Não adianta sair de uma reunião com a promessa de que “vou falar com meu chefe sobre o assunto”, o chefe deveria ter sido chamado.

• Lidere a reunião com um conjunto de regras;//Já esperei uma hora pra começar uma reunião. Tenha em mãos um conjunto de regras e etiquetas sobra como se comportar em reuniões. Incluir tolerância de tempo, quando pode interromper, como fazer a ata, etc. 

• Designe entregas, prazos e responsáveis para cada compromisso resultante da reunião;//Reunião serve pra gerar duas coisas: deliberações e compromissos. Para todo compromisso deve haver um responsável e um prazo. Jamais adicione um compromisso sem essas duas coisas.

• Documente, publique e divulgue as atas das reuniões, bem como seus compromissos, riscos e demais listas interligadas.//Utilize uma nomenclatura que facilite a busca dessa ata no futuro (garanto que vai precisar). Geralmente o nome do arquivo deve conter o nome do projeto e o dia, mês e ano que foi realizada. Exemplo: PROJETO X – ATA – 2011-12-25 (utilizando ano/mês/dia facilita a ordem alfabética dos arquivos). Atas devem ser divulgadas, muitas vezes possuem decisões importantes, que geralmente afeta o trabalho de muita gente. 

Planejamento

Descrição do problema: impressora sem tinta, preciso comprar um cartucho.

Visão Pró-ativa:

1. Pego o carro e vou pra rua.
2. Paro numa loja, estaciono, pergunto se tem para meu modelo de impressora. Não tem.
3. Lembro de uma loja no shopping.
4. Entro, pago estacionamento e não acho.
5. Na terceira loja, achei. http://migre.me/8HFNs

Visão Burocrática-Pra-Que-Pensar-Ou-Planejar

1. Pesquiso na internet lojas de suprimentos.
2. Ligo até encontrar o produto e menor preço.
3. Vejo horários de funcionamento e opções de entrega.
4. Consigo o produto.

Você escolhe.

Apenas Uma Conta de E-mail

O e-mail BOL tinha 1MB de tamanho disponível para o usuário.

Era o máximo ter e-mail da BOL. Não é mais.

HOTMAIL já foi a única forma de ter um chat decente. Não é mais.

YAHOO, já foi bom.

Entendo perfeitamente quem fez um e-mail desses acima.

E também entendo quem prefira continuar usando.

Afinal de contas, ninguém quer perder seus contatos, nem aquele usuário difícil de conseguir.

Não tenho apego a marcas, eu gosto do melhor.

E hoje, o melhor é o GMAIL.

Basta ter um GMAIL.

Um único e-mail facilita sua comunicação.

E você não precisa se desfazer dos outros.

O GMAIL permite trazer outras contas para dentro dele.

Ah, mas eu uso outros e-mail para besteiras e cadastros idiotas.

OK, use http://emailtemporario.com.br/ ou qualquer outro serviço do gênero.

Use os marcadores e filtros do GMAIL. Você pode filtrar mensagens de lojas virtuais, aplicar um marcador e remover da sua caixa de entrada.

Um dia você nem receberá mais e-mails nas outras contas.

Tudo Pode Ser Medido

Eu acredito que até amor de mãe pode ser medido.

Quem nunca teve dúvidas sobre qual carro comprar, qual celular...?

Já tentou jogar no google? Sempre tem alguém que gosta e outro que odeia na mesma proporção o mesmo produto.

Um cara é doente pela Apple, o outro odeia, acha que é coisa do cão.

A palavra-chave aqui é Subjetivismo.

Quando for decidir algo, fuja dessa palavra. Siga o caminho oposto, seja Objetivo.

Mas como ser objetivo com algo tão voltado ao gosto do cliente?

Crie critérios:

Escolher Carro

Critérios: preço, autonomia, espaço, motor, bagageiro, etc.

Peso: 10, 10, 5, 5, 10, etc...

Nota: 1 a 10.

Total: Soma dos produtos entre nota e peso, dividido pela soma dos pesos, ou seja, média ponderada.

Talvez os critérios ou os pesos sejam questionáveis, e realmente a sua escolha será tão eficiente quanto seus critérios e pesos. Talvez seja impossível fugir do subjetivismo, mas esse é um bom começo.

Mapa Mental

Como diria um grande amigo meu: mente sã, corpo sexy.

Comece a organizar e estruturar a sua mente.

Uma ferramenta simples e eficaz para isso chama-se Mapa Mental.

A área de abrangência da ferramenta vai desde a simples organização de ideias, passando pela memorização e aprendizado, até a gestão de conhecimento.

A utilização de cores e marcadores ajuda muito na memorização. Exemplo:

Durante a prova de anatomia, questão sobre cabeças e você não lembra da resposta. Fecha os olhos e imagina o mapa, sabe que o vermelho era a cabeça, e ficava ˜aqui˜, bem aqui na parte superior direita. Ah, lembrou: olhos, nariz, boca, orelhas.

Não tenho a menor intenção de explicar todos os métodos e formas de utilização de um mapa mental, mas eu uso muito para resumo de contrato.

Trabalhamos com contratos digitalizados como imagens, ou seja, não tem como pesquisar com CTRL F. Imagine toda vez que eu precisasse saber o valor de uma multa eu tivesse que abrir o arquivo do contrato e rolar até chegar na seção?

Mapa Mental - http://pt.wikipedia.org/wiki/Mapa_mental

Ferramenta - http://www.xmind.net/

Um Pouco de GTD

Pense bem. O que deixa as pessoas estressadas?

Não, não é a sogra ou o cunhado.

É ter um monte de coisas pra fazer e deixar tudo isso na cabeça.

A primeira coisa a fazer é jogar todas essas coisas numa sacola.

Pode ser no papel, no e-mail, num sistema, num aplicativo.

Não importa o tamanho da coisa, seja uma ligação para alguém ou uma viagem aos EUA, tudo vai pra sacola. Até mesmo aquele sonho infantil de saltar de paraquedas. Tudo. Essa sacola eu chamo de INBOX:

1. Perder Peso
2. Ligar para Mãe
3. Comprar um carro
4. Fazer relatório
5. Resultado Prova
6. Escalar o Everest
7. …

Isso pode levar algum tempo, talvez dias. Mas um dia você termina.

Hora de processar essa bagunça.

Transforme a grande sacola em sacola menores, de acordo com o que pode ser feito com a coisa:

1. Fila
2. Talvez
3. Delegar
4. Calendário
5. Projeto
6. Lixo

Siga o fluxo:

O processo de manutenção é feito em constante alimentação da INBOX, depois o processamento utilizando o fluxo. Seu foco fica na Fila, e recomendo utilizar alertas para as tarefas em Calendário e Delegar. Não deixe de visitar Talvez.

GTD - http://pt.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Aplicativo - http://www.wunderlist.com/

Fluxo - http://www.bizagi.com/

Contas de Cabeça

Em 5 segundos, quanto é 120 x 7?

1001

1002

1003

1004

1005

Não trata-se de uma conta complexa, certo?

Que tal utilizar a estratégia de dividir pra conquistar?

Como? O poder da base 10.

120 = 10²x1 + 10¹x2 + 10ºx0

Ih, isso está ficando complexo.

120 = 100 + 20, certo?

Ou seja, 120 x 7 = (100 + 20) x 7

= 100x7 + 20x7

Opa, 100 x 7 já parece algo simples de calcular de cabeça.

É a concretização do poder da base 10.

= 700 + 20x7

Não acho prudente desmembrar o 20 em 10 + 2 e ficar 10x7 + 2x7.

20 x 7 é também uma conta simples: 140.

= 700 + 140

= 840

E 130 x 9?

1001

… 900

1002

… 270

1003

… 1170

\o/