Como Realizar Reuniões Eficientes

• Defina um limite de tempo e cumpra-o; //Se não for possível tratar da pauta completa, agende outra reunião. Respeite os compromissos de cada um. Reuniões custam dinheiro. Só por curiosidade, vejam que aparelho bacana: http://www.bringtim.com/ . Ele mede, baseado no valor hora de cada participante, o custo da reunião. Recomendo :-)

• Agende reuniões recorrentes com antecedência; //As pessoas possuem outros compromissos, e geralmente utilizam a lei “marquei primeiro...”.

• Reúna-se com a equipe com freqüência, mas não exagere; //O assunto pode ser resolvido com um e-mail? Não marque reunião por qualquer coisa, nem assuntos pequenos demais, nem grandes demais.

•  Tenha um objetivo para cada reunião;//Reunião sem objetivo nem deve ser marcada. Evite assuntos genéricos: Falar sobre o projeto X...

• Crie uma pauta com a colaboração da equipe;//Não centralize, você não é capaz de fazer nem de lembrar de tudo.

• Distribua a pauta antecipadamente;//Não adianta fazer uma reunião onde as pessoas não tiveram tempo de pesquisar e aprender sobre o assunto. Seria uma enorme perda de tempo ficar pesquisando e pensando durando uma reunião. Reunião é pra decidir baseado em opiniões e conhecimento prévio.

• Limite-se à pauta;//Futebol é bacana, mas não deve ser tratado em reunião. Reunião não precisa “quebrar o gelo”. Não se trata de uma palestra ou apresentação. Respeite o tempo dos outros.

• Informe o papel de cada um na reunião;//Reunião não é uma mesa de bar. Se bem que até mesa de bar tem suas regras e etiqueta. Informe quem vai fazer o que em cada reunião: fazer a ata, ser ouvinte, dar uma opinião quando solicitado, etc.

• Reúna as pessoas certas;//Reunião com 18 pessoas não é reunião. Pode ser um seminário, workshop, ou qualquer outra coisa. Saiba quem pode contribuir com o assunto tratado. Especialistas e pessoas de decisão devem ser chamados. Não adianta sair de uma reunião com a promessa de que “vou falar com meu chefe sobre o assunto”, o chefe deveria ter sido chamado.

• Lidere a reunião com um conjunto de regras;//Já esperei uma hora pra começar uma reunião. Tenha em mãos um conjunto de regras e etiquetas sobra como se comportar em reuniões. Incluir tolerância de tempo, quando pode interromper, como fazer a ata, etc. 

• Designe entregas, prazos e responsáveis para cada compromisso resultante da reunião;//Reunião serve pra gerar duas coisas: deliberações e compromissos. Para todo compromisso deve haver um responsável e um prazo. Jamais adicione um compromisso sem essas duas coisas.

• Documente, publique e divulgue as atas das reuniões, bem como seus compromissos, riscos e demais listas interligadas.//Utilize uma nomenclatura que facilite a busca dessa ata no futuro (garanto que vai precisar). Geralmente o nome do arquivo deve conter o nome do projeto e o dia, mês e ano que foi realizada. Exemplo: PROJETO X – ATA – 2011-12-25 (utilizando ano/mês/dia facilita a ordem alfabética dos arquivos). Atas devem ser divulgadas, muitas vezes possuem decisões importantes, que geralmente afeta o trabalho de muita gente.